I många projekt finns det ett stort antal ärenden, och det tillkommer för det mesta ärenden och uppgifter, samtidigt som andra faller ifrån. Därför är det viktigt att hålla full koll på projektet, och se till att inget faller mellan stolarna.

En bra projektledare känner till vikten av en projektplan. Ingen människa kan hålla allting som ingår i ett större projekt i huvudet samtidigt, och därför är det viktigt att göra en plan i vilken alla moment ingår. Sedan gäller det även att löpande stämma av projektet mot planen, och även att stämma av planen mot verkligheten, och uppdatera den när nya saker tillkommer, eller när något faller ifrån.

Beroende på projektets art kan det även vara aktuellt att med jämna mellanrum utvärdera om man över huvud taget bör fortsätta med projektet, eller om det är bättre att lägga ned det. Detta är kanske extra viktigt på kommunikationsområdet. När Göta Kanal var färdigbyggd var den redan omodern, eftersom järnvägen hade utvecklats så att den erbjöd ännu snabbare transporter. Ett annat exempel är tunnelbygget genom Hallandsåsen, som blev så pass dyrt och skadligt för miljön att det kanske hade varit bättre att inte slutföra det. En bra projektledare ser sådana hinder på ett tidigt stadium.